Wie Grewe Garten- und Landschaftsbau mit einer eigenen App die Digitalisierung meistert
Der Handwerksbetrieb beweist, dass die Digitalisierung nicht nur Kosten senkt, sondern auch die Unternehmenskultur positiv verändert.
Erfahren Sie in unserem Artikel:
- Welche Chancen die Digitalisierung Handwerksbetrieben bietet.
- Wie Grewe von der eigenen App profitiert.
- Wie das Projekt auch die Unternehmenskultur nachhaltig verändert hat.
Umsatzwachstum, Zeitersparnis und ein echter Zusatznutzen – so lauten die Erfahrungen der Vorreiter, bestätigt durch eine Befragung von Handwerkern des Software-Anbieters Hero und Statista. Je nach Aufgabe sparen viele Betriebe durch digitale Anwendungen spürbar Zeit in Verwaltung und Organisation: zehn bis 20 Arbeitsstunden pro Woche. So wie das Gartenbauunternehmen Grewe aus Rotenburg in Niedersachsen. Das Unternehmen entschied sich im Jahr 2022 für die eigene App und ließ sie von dem Hamburger Softwareunternehmen mindmatters entwickeln. Kostenpunkt: rund zwei Millionen Euro. Kurze Zeit später ging die App mit den ersten Modulen an den Start. Seitdem wird sie von allen Mitarbeiter:innen genutzt und bekommt regelmäßig neue Funktionen.
Grewe-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten digital und verwalten Werkzeug und Maschinen. „Wir haben rund 7.000 Geräte, vom Akkuschrauber bis zum LKW, die wir ständig im Blick behalten müssen“, sagt Geschäftsführerin Julia Grewe-Schwardt, die das Familienunternehmen in dritter Generation leitet. „Außerdem haben wir eine Baustellenplanung, die festlegt, welche Kolonne wann auf welcher Baustelle ist und was sie macht.“ Bauleiter:innen erhalten dank der App nun eine Kostenansicht für jede einzelne Baustelle. „Viele Dinge sind jetzt einfacher“, sagt Grewe-Schwardt.
Dank der Digitalisierung konnte das Unternehmen Kosten einsparen.
Der Aufwand in der Verwaltung konnte verringert werden, z.B. durch den Wegfall diverser Listen, die früher händisch geführt werden mussten und heute automatisch in der App dargestellt werden. Es wurden im Zuge der Anforderungsanalyse für die App außerdem zahlreiche Prozesse im Büro und auf der Baustelle verbessert und so die Wirtschaftlichkeit gesteigert. Die Transparenz und Verfügbarkeit der Daten auch auf der Baustelle erleichterten zudem die Kommunikation zwischen Bauleiter und Vorarbeiter.
Ein weiterer Kostenvorteil liegt für uns in der Lizensierung. Wir wollen in den kommenden Jahren weiterwachsen. In der App werden hierbei keine weiteren Lizenzkosten anfallen.
Die App zeigt zudem in einer Übersicht, wo einzelne Mitarbeiter:innen bei ihrer Wochen- und Monatsarbeitszeit stehen. Führungskräfte können jederzeit abrufen, welche Aufträge bereits abgerechnet sind und wo noch Rechnungen offen sind. Eine Mitarbeiterverwaltung mit Kartendarstellung ergänzt das System: Wer von zu Hause zur Baustelle fährt statt vom Betriebshof, gibt das beim Eintreffen in die App ein und erhält die Fahrzeit entsprechend vergütet.
Für Zeiterfassung und Geräteverwaltung hatte Grewe früher schon eine Datenbanklösung. Als dieser langjährige Anbieter kündigte, testete das Unternehmen verschiedene Softwareprodukte. „Wir haben aber nichts gefunden, das unsere Anforderungen abbilden konnte“, sagt Dominik Elsbroek, Digitalisierungsleiter bei Grewe. Weil der Garten- und Landschaftsbauer mit seinen 650 Mitarbeitenden, 16 Tochterunternehmen und 30 Standorten im Vergleich ein sehr großer Handwerksbetrieb ist, musste eine maßgeschneiderte Lösung her.
Rechts- und planungssichere Finanzierung: Software-Leasing machte die Investition handhabbar
Für die Leasing-Finanzierung des Projekts wandte sich das Unternehmen mit ihrer Hausbank Sparkasse Rotenburg Osterholz an die Deutsche Leasing. So konnte das Unternehmen auf das Know-How von Tim Alberding, IT-Kundenbetreuer der Deutschen Leasing, zurückgreifen und profitierte durch die enge Zusammenarbeit zwischen beiden Verbundpartnern mit einem deutlich reduzierten Berichtsaufwand „Das Leasing einer eigenen Software-Lösung kann herausfordernd sein“, sagt der IT-Experte. „Denn für die Kalkulation muss man wissen, ob auch Dritte die selbst entwickelte Software kaufen würden, und welche Folgekosten nach Systemstart entstehen können. Zudem ist der tatsächliche Wert einer Software oft schwer zu bestimmen.“ Aber auch für diese Herausforderungen bietet die Deutsche Leasing Kunden rechts- und planungssichere Finanzierungs- und Strukturierungslösungen.
Die Investition in die App trägt inzwischen auch in der Unternehmenskultur Früchte. Grewe konnte von der Vollkosten- zur Deckungsbeitragsrechnung umsteigen, erklärt Digitalisierungsleiter Elsbroek. Wurden sonst alle Leistungen pauschal beaufschlagt, hatte dies den Nachteil, dass die Bauleiter nicht genau wussten, wie gut sie im Vergleich zur ursprünglichen Kalkulation dastehen. Die Deckungsbeitragsrechnung hingegen zeigt genau, wie jede einzelne laufende Baustelle im Vergleich dasteht, also ob sie so profitabel ist wie geplant oder Verluste macht. „Unsere Bauleiter denken dadurch nun wirtschaftlicher und verstehen besser, was auf der Baustelle passiert“, sagt Elsbroek.
Geschäftsführerin Grewe-Schwardt nennt einen weiteren Vorteil: „Daten aufzubereiten, damit sie wirklich funktionieren, ist ein erheblicher Aufwand. Vor allem, wenn vorher niemand auf Konsistenz geachtet hat.“ Früher schrieben Mitarbeiter:innen die Adressen von Baustellen oft nicht einheitlich auf. Wenn dann jemand die Adresse brauchte, um den Weg zur Baustelle zu berechnen, kursierten mehrere Varianten. Seit die App mit einer digitalen Karte und GPS-Koordinaten verknüpft ist, wo das Team die Adresse direkt abrufen kann, ist das Geschichte. „Datenkonsistenz“ war für das Digitalisierungsteam der Schwerpunkt des vergangenen Jahres. Sie soll die Grundlage bilden für zukünftige KI-Anwendungen, die ohne saubere Daten nicht funktionieren.
Team-Workshops und Change-Management: Die App hat auch die Unternehmenskultur verändert
Die Grewe-Belegschaft wirkte mit an der Entwicklung. Grewe ist eine Unternehmensgruppe, zu der viele Tochterunternehmen bundesweit gehören. „Sie alle haben ihre eigene Kultur, ihre eigenen Arbeitsweisen und Prozesse“, erklärt Digitalisierungsleiter Elsbroek. „Deshalb haben wir uns in regelmäßigen Abständen mit Vertretern aller Standorte zusammengesetzt und gemeinsam überlegt, wie neue Funktionen gestaltet sein müssen, damit alle damit arbeiten können und auch wollen.“
Am Anfang war die Beteiligung für einige Mitarbeiter:innen noch ungewohnt: „Man kann sich das nicht so vorstellen, dass man einen Vorarbeiter zu einem Workshop einlädt und er sofort begeistert erzählt, was er braucht“, sagt Geschäftsführerin Grewe-Schwardt. Durch den regelmäßigen Austausch konnten die Mitarbeiter:innen aber vom Nutzen der App überzeugt werden. Und das war gut, denn ansonsten, weiß IT-Experte Elsbroek, droht das „not invented here“-Phänomen: Wer mit einer Software fremdelt, bei deren Entwicklung er nicht eingebunden war, der lehnt sie eher ab.
Für Grewe-Schwardt hat der Ansatz, die App gemeinsam mit dem Team zu entwickeln, auch die Unternehmenskultur verändert. „Das geht weit über das Thema Digitalisierung hinaus. Es ist jetzt viel einfacher, mit unseren Mitarbeiter:innen über Veränderungen im Unternehmen zu sprechen, auch wenn diese nichts mit Digitalisierung zu tun haben.“ Es ist kein Zufall, dass die zuständige Abteilung nicht „Digitalisierung“, sondern „Digitalisierung und Change-Management“ heißt. „Wir haben von Anfang an gewusst, dass das entscheidend ist“, sagt Grewe-Schwardt.
Die Deutsche Leasing begleitet Sie als verlässlicher Partner auf dem Weg in die Digitalisierung – mit praxisnaher Beratung, maßgeschneiderten Lösungen und einem starken Netzwerk. Dabei stehen Ihnen verschiedene von der Deutschen Leasing angebotene Finanzierungsmöglichkeiten für Softwareinvestitionen zur Verfügung – zum Beispiel Leasing und Mietkauf sowie spezielle Software-Leasing- und Vorfinanzierungskonzepte, die neben den Lizenzen auch Implementierung, Beratung, Schulungen und Wartungsverträge berücksichtigen.
