Digitaler Produktpass: Was KMU jetzt wissen müssen
Ab 2027 gilt EU-weit neue Transparenzpflicht für Produktdaten – so bereiten Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig vor.
Erfahren Sie in unserem Artikel:
- Welche Branchen betrifft die EU-Regelung als erstes?
- Warum die Hälfte der deutschen Unternehmen skeptisch auf die neuen Vorgaben blickt?
- Welche Vorteile KMU haben, wenn sie sich früh mit Dateninventur, IT‑Anpassungen und Lieferantenabstimmung auseinandersetzen
Ab 2027 beginnt die EU mit der Einführung des Digitalen Produktpasses (DPP). Was erst einmal vor allem nach noch mehr Regulierung klingt, ist auch ein tiefgreifender Eingriff in die Art, wie Europa Produkte entwickelt, herstellt, nutzt und recycelt. Die Ökodesign-Verordnung der EU (Ecodesign for Sustainable Products Regulation, kurz: ESPR) verpflichtet Unternehmen in Zukunft dazu, zentrale Informationen über Materialien, Herkunft, CO2-Fußabdruck, Reparierbarkeit und Entsorgung eines Produkts digital zu dokumentieren. Der Pass wird über einen QR-Code oder einen anderen Datenträger zugänglich sein und soll die Kreislaufwirtschaft stärken. Er begleitet ein Produkt über seinen gesamten Lebenszyklus. Ziel der Übung und letztlich abgeleitet aus dem EU-Green-Deal: verantwortungsvoller mit endlichen Ressourcen umgehen.
Statt nur eine Komponentenliste oder ein physisches Typenschild an Produkten anzubringen, führt der Code oder Chip zu einer kompletten, digitalen Datenbank, etwa auch mit einer Liste der chemischen Bestandteile, Reparaturhinweisen, Angaben zur Demontage und Sonderentsorgung.
Priorisierte Branchen: Auf Batterien folgen Metalle, Textilien und Reifen
Als erstes greifen die Vorgaben für Batterien: Die EU‑Batterieverordnung verlangt ab Februar 2027 einen digitalen für Elektrofahrzeugbatterien, größere Industriebatterien und Batterien leichter Verkehrsmittel. Dann folgt die schrittweise Einführung des Digitalen Produktpasses zunächst für die Produktgruppen Textilien, Möbel, Matratzen, Reifen sowie die Grundstoffe Aluminium und Stahl. Während die ESPR die grundlegenden Spielregeln auflegt, werden die einzelnen Bestimmungen von der Europäischen Kommission über delegierte Rechtsakte konkretisiert. Die Rechtsakte für die einzelnen Produktgruppen werden im weiteren Jahresverlauf 2026 und 2027 veröffentlicht, anschließend haben die betroffenen Hersteller und Händler mindestens achtzehn Monate Zeit, um die Anforderungen umzusetzen. Bis 2030 soll eine Vielzahl weiterer Produktgruppen hinzukommen.
Insbesondere für die Unternehmen und KMU aus den genannten priorisierten Sektoren bedeuteten die erheblichen Veränderungen. Wer in der Lieferkette an der Herstellung, dem Vertrieb oder der Bereitstellung eines solchen Produkts beteiligt ist, muss künftig verlässliche Daten liefern, pflegen und zugänglich machen. Die Hersteller des Endprodukts sind für alle Inhalte des Passes verantwortlich. Importeure müssen kontrollieren, ob ein Produkt mit einem gültigen Pass in der EU ankommt. Händler müssen sicherstellen, dass Verbraucherinnen und Verbraucher mit einem einfachen Scan alle relevanten Informationen erhalten. Die EU setzt hier auf durchgängige Transparenz.
KMU sind skeptisch
Während Gesetzgeber und Wissenschaft das Projekt DPP weiter vorantreiben, reagieren viele Unternehmen zögerlich. Eine gemeinsame Befragung des Umweltbundesamts und der Bundesnetzagentur unter mehr als 1.500 deutschen Betrieben zeichnet ein Bild der Unsicherheit. Etwa die Hälfte der 2025 befragten Unternehmen verbindet den Digitalen Produktpass vor allem mit mehr Bürokratie und höheren Kosten. Damit haben sie nicht ganz unrecht. Vor allem im Mittelstand bedeutet der Digitale Produktpass nicht nur ein neues Formular, sondern eine Veränderung im Geschäftsmodell. Daten werden zum Produktbestandteil; sie müssen gepflegt, geprüft und sicher übertragen werden. Als Vorreiter gelten laut einer Studie der Beratung KPMG derweil die Niederlande. Das Wirtschaftsministerium hatte dort bereits 2025 ein nationales Programm und ein Center of Excellence gestartet, um Pilotprojekte zu koordinieren, zudem arbeitet man bei unseren Nachbarn bereits an Systemen für den branchenübergreifenden Datenaustausch.
Viele Unternehmen erwarten bereits einen erheblichen Aufwand für das Sammeln, Verarbeiten und Bereitstellen der Daten. Vor allem Zulieferer fürchten, dass sie von Großkunden stärker in die Pflicht genommen werden, ohne selbst über die nötigen Systeme zu verfügen. Die digitale Nachverfolgbarkeit von Materialien ist bislang häufig nur punktuell organisiert. Zwar achten viele Unternehmen bereits auf die Energieeffizienz ihrer IT und verlängern bewusst die Nutzungsdauer ihrer Hardware. Bei der Nutzung von Cloud-Diensten spielt Nachhaltigkeit aber meist kaum eine Rolle. Vor dem Hintergrund der wachsenden Nutzung von KI und datenintensiven Anwendungen gewinnt dieser Punkt jedoch an Relevanz.
Warum der Produktpass für KMUs auch Chancen bietet
So groß die Vorbehalte sind, so klar sind allerdings auch die möglichen Vorteile. Der Digitale Produktpass zwingt Unternehmen dazu, ihre Daten über Materialien, Komponenten und Herstellungsprozesse zu ordnen – ein Schritt, der vielen eigentlich entgegenkommt. Wer nun früh dran ist mit der Organisation, und den Digitalen Produktpass nicht als staatliches Überwachungsinstrument, sondern unternehmerisches Steuerungstool begreift, verschafft sich einen Vorsprung. Denn Unternehmen mit einer guten Datenbasis können effizienter produzieren, Risiken früher erkennen und ihre Produkte leichter weiterverwenden oder reparieren. Zudem verbessert der Pass die Transparenz in der Lieferkette, technische Unterlagen und Nachweise liegen jederzeit strukturiert vor. Er stärkt die Position von Reparaturbetrieben und Recyclingunternehmen, weil sie exakte Angaben über Materialien und Bauteile erhalten. Auch der Kontakt zum Kunden kann davon profitieren. Unternehmen können künftig digitale Zusatzinformationen anbieten, etwa Anleitungen, Wartungshinweise oder individuelle Empfehlungen für Ersatzteile. So lässt sich der Pass theoretisch auch nutzen, um Markenwert und die Bindung zu den eigenen Kund:innen zu stärken.
Für CFOs eröffnet sich ein weiterer Aspekt: Durch die verbesserte Nachverfolgbarkeit lassen sich Restwerte von Produkten besser einschätzen. Das ist relevant für alles, was später weiterverkauft, aufgearbeitet oder in Zweit- und Drittmärkten genutzt wird. Der Pass schafft die Grundlage für datenbasierte Geschäftsmodelle im Bereich Reparatur, Rücknahme oder Refurbishment.
Johannes Benjamin Helfritz vom DIN, der nationalen Organisation für technische Standards, sagt: „Das Potenzial, durch die digitale Herangehensweise Dinge zu automatisieren und zu vereinfachen, ist riesig.“ DIN arbeitet dafür sowohl im europäischen CEN‑CENELEC JTC 24 als auch im internationalen ISO/IEC JTC 5 an den technischen Grundlagen, damit der Produktpass weltweit einheitlich funktioniert. Ziel dieser Normen ist es, dass Unternehmen ihre Produktdaten künftig einmal standardisiert strukturieren und sie anschließend global adressatengerecht nutzen können.
Was KMU jetzt tun müssen
Vier Schritte sollten KMU noch vor den Delegierten Rechtsakten in Angriff nehmen:
- Stellen Sie fest, welche Produkte künftig betroffen sind und welche Rolle sie in der Lieferkette einnehmen. Ein Hersteller hat andere Pflichten als ein Importeur.
- Führen Sie eine Dateninventur durch. Viele Informationen liegen bereits vor, jedoch unsortiert und in verschiedenen Systemen.
- Passen Sie Ihre IT-Systeme an. ERP, PIM und Dokumentenmanagement müssen so erweitert werden, dass Daten konsistent gepflegt werden können.
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Starten Sie Pilotprojekte und sammeln Erfahrungen. Der Pass lässt sich nicht über Nacht einführen. Ein schrittweises Vorgehen hilft, Fehler zu vermeiden und Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Das gilt übrigens auch für KMU, deren Produktgruppe noch nicht unmittelbar betroffen sind: Wer jetzt Piloten startet, skalierbare Technologie nutzt und in der Produktentwicklung beispielsweise mit digitalen Zwillingen arbeitet, kann sich Vorteile verschaffen.
Für KMU ist es entscheidend, ihre Lieferanten einzubinden. Wer von Rohstoffproduzenten oder Bauteilherstellern keine verlässlichen Daten erhält, kann den Pass nicht korrekt ausfüllen. Der Druck wird sich daher entlang der gesamten Wertschöpfungskette erhöhen.
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