7 Tipps, wie Unternehmen erfolgreich staatliche Ausschreibungen angehen können
Lukrative Aufträge erhalten – ob alleine oder in Bietergemeinschaften
Erfahren Sie in unserem Artikel:
- Mit welcher Taktik sich auch kleinere und mittlere Firmen lukrative Aufträge vom Staat sichern können
- Welche Vorteile gerade die Teilnahme in Bietergemeinschaften für sie darstellt
Die öffentliche Hand vergibt jährlich Aufträge in Höhe eines dreistelligen Milliardenbetrages an private Unternehmen. Auftraggeber sind dabei nicht nur öffentliche Einrichtungen. Es können auch private Unternehmen sein, die dem Vergaberecht unterliegen – dazu gehören beispielsweise bestimmte Energie- oder Verkehrsunternehmen. Ob Behörde oder behördennahes Unternehmen: Alle öffentlichen Auftraggeber sind dazu verpflichtet, bei Aufträgen Gleichbehandlung walten zu lassen und nach rein ökonomischen Prinzipien zu vergeben. Und genau das ist die Chance mittelständischer Firmen. Während konjunkturbedingt viele Branchen schwächeln, herrscht bei der öffentlichen Hand in weiten Bereichen eine regelrechte Aufbruchsstimmung. Die Tatsache, dass vieles davon schuldenfinanziert ist, sollte potenzielle Auftragnehmer aus dem Mittelstand nicht stören. Vielmehr gilt es, sich als mittelständischer Baubetrieb etwa auch seinen Teil vom großen Milliardenkuchen im Bereich Infrastruktur zu sichern – oder es zumindest mit allen Kräften und einem bestmöglichen Angebot bei der Ausschreibung zu probieren.
Überschreiten der Frist führt direkt ins Aus
Doch wie genau funktioniert das mit einer Ausschreibung? Besonders für Unternehmen, die keine oder wenig Vorerfahrung mit öffentlichen Ausschreibungen besitzen, klingt vieles fremd und teils sehr bürokratisch. Klar ist: Ausschreibungen funktionieren nach einem festen Muster; Abweichungen von der Angebotsnorm oder gar die Überschreitung von Einreichungsfristen führen direkt zum Verfahrensausschluss.
Daher gilt es bei Ausschreibungen zwei Dinge zu beachten:
- Zum einen müssen alle geforderten Zahlen, Fakten und Unterlagen fristgerecht hochgeladen werden.
- Zum anderen sollten sich Unternehmen beim Schielen auf den Zuschlag nicht selbst unterbieten. Da das abgegebene Angebot bindend ist, muss es aus Sicht des Betriebs auch ökonomisch sinnvoll sein. Keinem Betrieb ist geholfen, wenn er einen nicht kostendeckenden Großauftrag gewinnt – Umsatz ist schließlich nicht gleich Gewinn.
Die Ausschreibungen laufen mittlerweile fast ausschließlich über Internetplattformen. Das bedeutet für interessierte Unternehmen, dass sie ständig verschiedene im Blick behalten müssen, um den Markt zu sondieren. Dazu zählen unter anderem das zentrale Ausschreibungsportal des Bundes (https://www.service.bund.de/Content/DE/Home/homepage_node.html), die europaweite Datenbank TED (https://ted.europa.eu/en/), der kommerzielle Dienst DTAD (https://www.dtad.com/de/), der Vergabemarktplatz der Firma Cosinex (https://www.cosinex.de/produkte/vergabemarktplatz/) sowie das häufig von Kommunen genutzte Portal Subreport (https://subreport.de/).
Die Ausschreibungsfristen sind zudem meist sehr knapp, häufig nur etwa drei bis vier Wochen. Ganz kosten- und sorgenfrei ist die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen nicht. Das fanden auch die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler des Instituts für Mittelstandsforschung Bonn in einer Studie über den Bausektor Ende 2024 heraus: „Unverständliche Anforderungen, immer gleiche Nachweise und ineffiziente Prozesse führen in kleinen und mittleren Bauunternehmen bei der Beteiligung an öffentlichen Ausschreibungen zu psychologischen Belastungen wie Frustration und Ärger. Dabei zeigte sich, dass diese psychologischen Belastungen besonders in den Phasen der Suche, der Zusammenstellung der Formalien und der Angebotsabgabe auftreten.“ Neben den psychologischen Belastungen wurden auch die monetären Kosten analysiert. Bei dem kleinsten Bauunternehmen (bis zu neun Beschäftigte) belaufen sie sich auf rund 3.070 Euro je öffentlicher Ausschreibung auf kommunaler Ebene.
Was unterscheidet das Standard- vom Verhandlungsverfahren?
Beim Standardverfahren – dem sogenannten offenen Verfahren – wird ausgeschrieben, was der Auftraggeber sich vorstellt. Der Bieter reicht innerhalb einer Frist von wenigen Wochen die geforderten Unterlagen ein und übermittelt sein verbindliches Angebot. Bedeutet: Wird diese Angebot dann angenommen, gibt es hinsichtlich Leistung und Preis nichts weiter zu verhandeln. Beide Vertragsparteien – der Mittelständler und die öffentliche Hand – sind dann daran gebunden. Es braucht auch keine weitere Vertragsunterschrift mehr, damit die Lastwagen vom Hof oder die Bagger auf der Baustelle losrollen können.
Anpassungen sind in der Regel nur bei den sogenannten Verhandlungsverfahren möglich. Besonders bei komplexen Großbauvorhaben oder IT-Projekten ist es längst zum Standard geworden, dass sich die Bewerber an der konkreten Umsetzung des Vorhabens mit ihrem Wissen und ihren Ideen beteiligten. Die Details definieren verschiedene Gesetze oder die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen. Bei Ausschreibungen mit Verhandlungsverfahren gibt es also einen gewissen Spielraum fürs Miteinanderreden und Gestalten.
Letztlich geht es aber wie meist immer im unternehmerischen Leben um den Preis: Es soll der Bewerber den Zuschlag erhalten, der das wirtschaftlichste Angebot abgibt. Erfahrungsgemäß wird das bei weniger komplexen Projekten in der Regel mit dem preisgünstigsten gleichgesetzt.
Mit der „Bietergemeinschaft“ bietet sich speziell mittelständischen Firmen, für die ein Großauftrag etwa vom Bund oder der Bundeswehr allein nie infrage käme, die Chance, sich im Verbund mit anderen ein Stück vom größer werdenden Milliardenkuchen des Staats zu sichern. Einerseits können mittelständische Firmen mit besonderen Produkten oder speziellen Dienstleistungen als Zulieferer oder Subunternehmen großer Konzerne agieren – oder sich andererseits mit anderen mittelständischen Firmen zu einer Bietergemeinschaft zusammenschließen. Thomas Kirch, Fachanwalt für Vergaberecht und Partner der Leinemann & Partner Rechtsanwälte in Berlin, erklärt, wie eine Bietergemeinschaft funktioniert: „Die Unternehmen müssen sich zusammenfinden, um sich gemeinsam zu bewerben. Im Auftragsfall erbringen sie die Leistungen gemeinsam. In der Praxis kooperieren oft zwei bis drei Unternehmen, die sich bereits kennen. Sie benötigen einen entsprechenden Vertrag untereinander. Das Wesentliche ist die Leistungsabgrenzung, wer was macht.“ Gemeinsam Chancen zu maximieren, bedeutet im Umkehrschluss aber auch, im Haftungsfall als Gesamtschuldner nach außen aufzutreten.
Ob als Bietergemeinschaft oder auf komplett eigene Faust – mit diesen sieben Tipps steigern mittelständische Firmen ihre Chancen bei einer Ausschreibung:
1. Ausschreibung gründlich lesen: Lesen Sie alle Unterlagen aufmerksam durch. Achten Sie auf Fristen, Formvorgaben und Ausschlusskriterien. Nur wer alles versteht, kann korrekt und vollständig anbieten.
2. Auf Details achten: Kleine Formfehler können zum Ausschluss führen. Prüfen Sie jede Anforderung genau. Sorgfalt zahlt sich hier besonders aus.
3. Gut vorbereitet starten: Sammeln Sie rechtzeitig alle nötigen Unterlagen. Klären Sie intern Zuständigkeiten und Abläufe. Eine strukturierte Vorbereitung spart Zeit und Nerven.
4. Klar kommunizieren: Stellen Sie Rückfragen früh und schriftlich. Halten Sie den Kontakt zur Vergabestelle professionell. Missverständnisse lassen sich so vermeiden.
5. Referenzen gezielt einsetzen: Wählen Sie passende Projekte aus Ihrer Erfahrung. Beschreiben Sie diese kurz, aber aussagekräftig. Zeigen Sie, dass Sie vergleichbare Leistungen bereits erbracht haben.
6. Fair kalkulieren: Berücksichtigen Sie alle Kosten realistisch. Vermeiden Sie Lockangebote, die sich später nicht rechnen. Ein fairer Preis stärkt Ihre Glaubwürdigkeit.
7. Preise transparent machen: Gliedern Sie Ihre Preisangaben nachvollziehbar. Zeigen Sie, wie sich der Gesamtpreis zusammensetzt. Transparenz schafft Vertrauen bei der Vergabestelle.
