Die wichtigsten Details der E-Rechnungspflicht im Überblick
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle betroffenen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Verpflichtung, E-Rechnungen nicht nur empfangen zu können, sondern auch auszustellen, wird zum Jahreswechsel allerdings noch nicht zwingend. Hintergrund: Da ein erheblicher Umsetzungsaufwand für Unternehmen zu erwarten ist, hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller eingeführt.
Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller weiterhin Papierrechnungen für Geschäftsumsätze zwischen Unternehmen (B2B) aus den Jahren 2025 und 2026 versenden. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, wie zum Beispiel PDF-Dateien, bleiben in diesem Zeitraum ebenfalls zulässig. Allerdings ist dafür wie bisher die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro ist es auch noch im Jahr 2027 gestattet, Papierrechnungen für Geschäftsumsätze zwischen Unternehmen (B2B) zu übermitteln. Ebenso bleiben elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, wie zum Beispiel PDF-Dateien, in diesem Zeitraum zulässig. Voraussetzung ist aber auch hierfür weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend von allen Unternehmen, auch von Kleinunternehmen einzuhalten, sofern es sich um B2B-Transaktionen handelt.
Die neue Gesetzgebung legt derzeit keine Vorgaben für den Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen fest. Als Empfänger einer E-Rechnung wird zunächst ein E-Mail-Postfach reichen. Auch ist zu beachten, dass es Ausnahmen von der verpflichtenden Ausstellung einer E-Rechnung gibt: Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro sowie Fahrausweise können weiterhin in der bisher üblichen Form, beispielsweise in Papierform, übermittelt werden. Für diese Ausnahmefälle ist keine Umstellung auf das elektronische Format erforderlich.
Was gilt künftig als elektronische Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und somit eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. „Es ist zu betonen, dass beispielsweise eine Rechnung im PDF-Format nicht als E-Rechnung im Sinne der Gesetzgebung gilt, da sie die Anforderungen nicht erfüllt“, erläutert Bellmann.
Das strukturierte elektronische Format müsse den Vorgaben der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) entsprechen. „Ein Beispiel für solch ein Format ist etwa die sogenannte ‚XRechnung‘, die bereits im öffentlichen Auftragswesen verwendet wird“, sagt Uwe Bellmann, „oder auch das ‚ZUGFeRD‘-Format“. Letzteres stellt eine Art Kombination aus einem PDF-Dokument und einer XML-Datei dar.
Warum sollten Unternehmen frühzeitig handeln?
Trotz der Übergangsfristen ist es auch für kleinere und mittelständische Unternehmen wichtig, keine Zeit zu verlieren und die Umstellung rasch umzusetzen. Denn die E-Rechnungspflicht kommt nicht nur mit einer Reihe von Anforderungen, sondern auch mit bedeutenden Vorteilen.
Korrekte Rechnungstellung: Eine korrekte Rechnungstellung ist wichtig, damit der Vorsteuerabzug beim Empfänger nicht gefährdet wird und mögliche Strafzinsen des Ausstellers an das Finanzamt vermieden werden.
Zeit für Anpassungen nutzen: Frühzeitiges Handeln gibt Unternehmen Zeit, ihre Systeme zu testen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, ohne unter Zeitdruck zu stehen.
Wettbewerbsvorteile sichern: Die frühzeitige Implementierung trägt dazu bei, dass Unternehmen auch im Bereich des Rechnungswesens schneller von den Vorteilen einer umfassenden Digitalisierung profitieren.
Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen die Rechnungsverarbeitung. Durch die beschleunigte Rechnungsverarbeitung können Zahlungen schneller abgewickelt werden und somit die Liquidität von Unternehmen verbessert werden.
Kosteneinsparungen: Weniger Papierverbrauch und Portokosten sparen Geld. Unternehmen können durch die Umstellung auf E-Rechnungen laut aktuellen Studien 60 bis 80 Prozent der Kosten für die Rechnungsverarbeitung einsparen.
Nachhaltigkeit: Digitalisierte Rechnungsabwicklung führt zu einem geringeren Papierverbrauch und reduziert den CO2-Fußabdruck.
Transparenz und Compliance: Elektronische Rechnungen sind einfacher zu verfolgen und zu archivieren, was die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen erhöht und die Einhaltung von Vorschriften erleichtert.
„Make“ oder „Buy“?
Unternehmen müssen sich entscheiden, ob sie für die gesetzkonforme Transformation ihrer Rechnungslegungsprozesse auf eigenentwickelte Lösungen setzen möchten oder ob der Fremdbezug vorteilhafter erscheint.
Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen ohne die notwendige, spezialisierte IT-Abteilung könnten eher von einer „Buy“-Lösung profitieren, da dies oft kostengünstiger sei und weniger Ressourcen für Wartung und Updates beansprucht, erläutert Marion Ott, Steuerreferentin bei der Deutschen Leasing. Im Extremfall kann dies die vollständige Auslagerung des gesamten Rechnungsmanagements an einen externen Spezialisten bedeuten.
„Es gibt inzwischen bereits viele Dienstleister, die Unternehmen anbieten, die elektronische Rechnungsabwicklung zu übernehmen“, sagt Ott. Vor allem bei Firmen, die in der Regel Standardrechnungen ausstellen, sei dies unproblematisch umsetzbar und stelle damit eine attraktive Alternative zur Umstellung des Rechnungsmanagements in Eigenregie dar.
„Unternehmen mit spezifischen Anforderungen oder solche, die bereits über eine starke IT-Infrastruktur verfügen, könnten dagegen eher eine ‚Make‘-Lösung bevorzugen“, erläutert die Fachfrau. Dies könne die vollständige Kontrolle über das Rechnungsmanagement und eine maximale Anpassungsfähigkeit gewährleisten.
Fazit: Auch Mittelständler müssen jetzt handeln
Die Einführung der E-Rechnungspflicht stellt eine bedeutende Veränderung für deutsche Unternehmen dar. Es ist wichtig, dass auch kleinere und mittelständische Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen verstehen und sicherstellen, dass sie die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um die E-Rechnungspflicht einzuhalten. „Durch frühzeitige Vorbereitung und strategische Planung können Unternehmen so nicht nur Herausforderungen wie den Umstellungs- und Investitionsaufwand meistern - sondern künftig auch von signifikanten Vorteilen profitieren“, resümiert Marion Ott.
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