Die E-Rechnung ist Pflicht
Welche Fristen Unternehmen beachten müssen
Seit letztem Jahr müssen betroffenen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten – doch das ist nur die erste von vielen neuen Anforderungen, die Unternehmen beachten müssen.
Erfahren Sie in unserem Artikel:
Die Pflicht E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können zielt darauf ab, den Prozess zu digitalisieren und wurde Rahmen des Wachstumschancengesetzes eingeführt.
Diese Verpflichtung betrifft sämtliche Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen, unabhängig von ihrem Haupt- oder Nebenerwerb – und bei denen gleichzeitig sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland sind. „Und anders als bisher muss ein Unternehmen, das eine elektronische Rechnung ausstellt, den Empfänger nicht fragen, ob dieser damit einverstanden ist – so wie das heute beispielsweise noch der Fall ist bei Rechnungen im PDF-Format“, sagt Uwe Bellmann Leiter Steuern bei der Deutsche Leasing.
Die wichtigsten Details der E-Rechnungspflicht im Überblick
Seit letztem Jahr müssen Unternehmen im B2B-Bereich eine E-Rechnung gemäß EN16931 empfangen können.
Bis zum 31.12.2026 dürfen Rechnungsaussteller weiterhin Papierrechnungen für Geschäftsumsätze zwischen Unternehmen (B2B) aus den Jahren 2025 und 2026 versenden. Aber nur, wenn die Empfänger:innen zugestimmt haben. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, wie zum Beispiel PDF-Dateien, bleiben in diesem Zeitraum ebenfalls zulässig.
Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro ist es auch noch im Jahr 2027 gestattet, Papierrechnungen für Geschäftsumsätze zwischen Unternehmen (B2B) zu übermitteln. Ebenso bleiben elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, wie zum Beispiel PDF-Dateien, in diesem Zeitraum zulässig. Voraussetzung ist aber auch hierfür weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend von allen Unternehmen, auch von Kleinunternehmen einzuhalten, sofern es sich um B2B-Transaktionen handelt.
Die neue Gesetzgebung legt derzeit keine Vorgaben für den Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen fest. Als Empfänger einer E-Rechnung wird zunächst ein E-Mail-Postfach reichen. Auch ist zu beachten, dass es Ausnahmen von der verpflichtenden Ausstellung einer E-Rechnung gibt: Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro sowie Fahrausweise können weiterhin in der bisher üblichen Form, beispielsweise in Papierform, übermittelt werden. Für diese Ausnahmefälle ist keine Umstellung auf das elektronische Format erforderlich.
Was gilt künftig als elektronische Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und somit eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. „Es ist zu betonen, dass beispielsweise eine Rechnung im PDF-Format nicht als E-Rechnung im Sinne der Gesetzgebung gilt, da sie die Anforderungen nicht erfüllt“, erläutert Bellmann.
Das strukturierte elektronische Format müsse den Vorgaben der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) entsprechen. „Ein Beispiel für solch ein Format ist etwa die sogenannte ‚XRechnung‘, die bereits im öffentlichen Auftragswesen verwendet wird“, sagt Uwe Bellmann, „oder auch das ‚ZUGFeRD‘-Format“. Letzteres stellt eine Art Kombination aus einem PDF-Dokument und einer XML-Datei dar.
Welche Chancen Ihr Unternehmen mit der Umstellung zur E-Rechnung nutzen kann?
Korrekte Rechnungstellung: Eine korrekte Rechnungstellung ist wichtig, damit der Vorsteuerabzug beim Empfänger nicht gefährdet wird und mögliche Strafzinsen des Ausstellers an das Finanzamt vermieden werden.
Zeit für Anpassungen nutzen: Frühzeitiges Handeln gibt Unternehmen Zeit, ihre Systeme zu testen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, ohne unter Zeitdruck zu stehen.
Wettbewerbsvorteile sichern: Die frühzeitige Implementierung trägt dazu bei, dass Unternehmen auch im Bereich des Rechnungswesens schneller von den Vorteilen einer umfassenden Digitalisierung profitieren.
Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen die Rechnungsverarbeitung. Durch die beschleunigte Rechnungsverarbeitung können Zahlungen schneller abgewickelt werden und somit die Liquidität von Unternehmen verbessert werden.
Kosteneinsparungen: Weniger Papierverbrauch und Portokosten sparen Geld. Unternehmen können durch die Umstellung auf E-Rechnungen laut aktuellen Studien 60 bis 80 Prozent der Kosten für die Rechnungsverarbeitung einsparen.
Nachhaltigkeit: Digitalisierte Rechnungsabwicklung führt zu einem geringeren Papierverbrauch und reduziert den CO2-Fußabdruck.
Transparenz und Compliance: Elektronische Rechnungen sind einfacher zu verfolgen und zu archivieren, was die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen erhöht und die Einhaltung von Vorschriften erleichtert.
„Make“ oder „Buy“?
Unternehmen müssen sich entscheiden, ob sie für die gesetzkonforme Transformation ihrer Rechnungslegungsprozesse auf eigenentwickelte Lösungen setzen möchten oder ob der Fremdbezug vorteilhafter erscheint.
Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen ohne die notwendige, spezialisierte IT-Abteilung könnten eher von einer „Buy“-Lösung profitieren, da dies oft kostengünstiger sei und weniger Ressourcen für Wartung und Updates beansprucht, erläutert Marion Ott, Steuerreferentin bei der Deutschen Leasing. Im Extremfall kann dies die vollständige Auslagerung des gesamten Rechnungsmanagements an einen externen Spezialisten bedeuten.
„Es gibt inzwischen viele Dienstleister, die Unternehmen anbieten, die elektronische Rechnungsabwicklung zu übernehmen“, sagt Ott. Vor allem bei Firmen, die in der Regel Standardrechnungen ausstellen, sei dies unproblematisch umsetzbar und stelle damit eine attraktive Alternative zur Umstellung des Rechnungsmanagements in Eigenregie dar.
„Unternehmen mit spezifischen Anforderungen oder solche, die bereits über eine starke IT-Infrastruktur verfügen, könnten dagegen eher eine ‚Make‘-Lösung bevorzugen“, erläutert die Fachfrau. Dies könne die vollständige Kontrolle über das Rechnungsmanagement und eine maximale Anpassungsfähigkeit gewährleisten.
Fazit: Auch Mittelständler müssen jetzt handeln
Die Einführung der E-Rechnungspflicht stellt eine bedeutende Veränderung für deutsche Unternehmen dar. Es ist wichtig, dass auch kleinere und mittelständische Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen verstehen und sicherstellen, dass sie die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um die Pflicht zur E-Rechnung einzuhalten. „Durch frühzeitige Vorbereitung und strategische Planung können Unternehmen so nicht nur Herausforderungen wie den Umstellungs- und Investitionsaufwand meistern - sondern künftig auch von signifikanten Vorteilen profitieren“, resümiert Marion Ott.
Möchten Sie erfahren, wie sich auch Ihr Unternehmen rechtzeitig auf die Pflicht zur E-Rechnung vorbereiten kann – und wie man möglicherweise notwendige Investitionen mit Unterstützung der Deutsche Leasing erfolgreich finanzieren kann?
